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档案管理系统

2017/04/28 点击量:0

  1、办公效率大幅提高
  计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中,工作人员过多地依赖于手工操作,要求收集完整、齐全,避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用,字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误,结果又费时,又费力。在应用了计算机软件处理后,使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递,都变得简单易行。
  2、文件和文字信息得到充分交流与共享
  在原始的手工操作管理中,企事业单位由于不能做到信息共享,使得大量信息闲置在文件柜中,不仅造成资金和资源的浪费,还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后,档案管理由案卷级深入到文件级,由单途径管理发展为体系管理,由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展,实现档案信息与载体分离利用,可与其他信息系统建立共联,提供信息的横向与纵向、历史与现实记录,从而极大地提高档案利用工作的质量和效率,可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理,可以保证很高的查全率和查准率,可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台,了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
  3、电于文件保存的稳定性
  与纸质档案载体相比,电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质,纤维素在一定的条件下容易受到破坏:如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下,可发生水解和氧化反应,在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同,随着电子技术日新月异,贮存、读取电子文件的设备日趋成熟,我们可以根据不同的需要,选择不同的电子载体,如VCD、DVD光碟,小容量的闪存U盘,大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷,易于传递,且贮存时间长,受外部环境影响小,不易损坏,具有很强的稳定性。
  4、提高了文件传递的速度和安全性
  日常公文办理过程中,办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生,文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时,文件还可能因为其他原因造成丢失或延误,给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便,在应用计算机网络技术下,直接通过网络工其进行传递,大大提高了文件传递的安全性和时间性

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